MICROSOFT PROJECT

Como administrar proyectos?

Existen varias herramientas dentro del mercado, pero la más completa y fácil de manejar es Microsoft Project Manager; que en una versión más empresarial tiene la opción de Project Server -Web Access-.



Lo primero que debes tomar en cuenta es: que diferencia existe entre un proyecto y un proceso: Un proyecto es aquel en el que tienes que organizar varias actividades para poder realizar una mejora a un proceso.
Un proceso es parte de un procedimiento y el conjunto de varios procesos te ayudan a realizar un producto o actividad. Cuando un proyecto de mejora se realiza se vuelve parte del proceso.

Ya que tienes claro esto, entonces puedes saber que realmente es un proyecto y sobre esto tendremos que hacer un Plan de Trabajo al que hay que darle seguimiento.

Que tienes que hacer para poder Administrar un proyecto.
Te lo dire brevemente y por pasos.
1. Primero que nada debes saber quienes van a participar en el proyecto, esto es quienes conforman tu EQUIPO DE TRABAJO.
2. Define cuando debe comenzar tu proyecto y si tiene restricciones para fecha de termino. (dentro de Microsoft Project Manager, se define si la programacion la haras en base a una fecha de termino o bien con base en una fecha de inicio).
3. Organiza las actividades generales y priorizalas (la priorizacion se hace para determinar que actividad que realiza un mismo recurso se hace primero, cual despues y asi sucesivamente, ya que una persona no podra hacer una actividad al mismo tiempo -generalmente-).
4. Dale una duracion estimada a cada actividad (
teniendo la fecha en que inicia el proyecto o que termina, la duracion de las actividades y la priorizacion de las mismas, Microsoft Project Manager te calcula las fechas de comienzo y fin de cada actividad).
5. Establece un responsable para cada actividad y asignalo a la misma (En Microsoft Project se permite ademas establecer el porcentaje de participacion de los recursos, esto es asignar el tiempo que le dedican a la actividad en porcentaje cada uno de los responsables asignados a la misma).

Con esto tendras definido tu plan de trabajo, ademas podras costearlo, si a cada recurso le asignas el costo por hora; sabras cuantas horas estan asignadas a un recurso y calcular el costo por cada persona y el costo del proyecto completo. (Microsoft Project te lo calcula automaticamente).

Ahora la siguiente etapa es darle SEGUIMIENTO.
Con Microsoft Project Manager es muy facil, ya que puedes filtrar las tareas pendientes, en vistas del Diagrama de Gantt, Diagrama de Redes, etc, y hacer reuniones con tu equipo de trabajo para que te informen cual es el avance que llevan y capturalo; al final Project te calcula tu porcentaje de avance y en la Grafica del Diagrama de Gantt podras observar que tareas tienes completas y cuanto te falta.

Esta es una breve explicacion de lo que puedes hacer para Administrar tu Projecto, espero y te sirva.